Prozessoptimierung

Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich so früh wie möglich mit der Prozessoptimierung auseinanderzusetzen, um die entsprechende Unternehmensphilosophie auch im Management zu leben und an die Mitarbeiter zu übertragen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es sinnvoll, dabei in externe Unterstützung zu investieren, da das fundierte Fachwissen intern oftmals nicht vorhanden ist. Gerne begleitet conzima die Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen ganzheitlich in drei Schritten – von der ersten Analyse über die eigentliche Prozessoptimierung bis hin zum Projekt- und Prozesscoaching.

Im ersten Schritt ist die Prozessanalyse zunächst einmal eine Bestandsaufnahme, wie das Unternehmen aktuell lebt. Die im zweiten Schritt folgende Prozessoptimierung ist das Erkennen von Veränderungspotenzialen innerhalb der derzeit bestehenden Arbeitsprozesse.

Die Aufarbeitung erfolgt mithilfe unserer Moderation. Dabei werden alle Prozessbeteiligten dazu gebracht, sich mit ihren eigenen Problemen auseinanderzusetzen. Wichtig ist, dass die Probleme selbst erkannt werden und dass jeder sieht, wo das Veränderungspotenzial liegt. Denn nur aus eigenen Reihen geänderte Prozesse sind nachhaltig und platzierbar.

Der dritte und letzte Schritt ist schließlich unser Projekt- und Prozesscoaching bzw. die Hilfe zur Selbsthilfe im Zuge der Umsetzung. Hier geht es auch um die Methodenschulung, d.h. man sucht sich Personen aus dem Unternehmen heraus, die die Moderatorenrolle übernehmen. Ziel ist, dass man Kompetenz nicht nur auf einer Hierarchieebene platziert, sondern auf allen Führungsebenen.

Ihre wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

 

 1. Prozessanalyse

 Am Anfang einer jeden Prozessanalyse steht die Dokumentation des Ist-Zustandes. Geschäftsprozesse müssen einschließlich aller Beteiligten dokumentiert und mit Kennzahlen versehen werden. Eine Prozessanalyse zeigt Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten eines Prozesses voraus. 

  • Überprüfung der internen Arbeits- und Organisationsprozesse
  • Dokumentation dieser Prozess
  • Vereinfachung der Prozesse durch deren Normalisierung
  • Feststellung von Prozesskosten und deren Konsequenzen

2. Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung bedeutet, dass alle Vorgänge im Unternehmen im Hinblick auf Prozesse betrachtet und verbessert werden. Optimierte Prozesse können mit verschiedenen Change-Management-Ansätzen erreicht werden u.a. Kaizen oder Six-Sigma. Wichtig ist, dass im Unternehmen ein Verständnis für den fortlaufenden Change-Prozess geschaffen wird und Methoden zur Stabilisierung des Change-Prozesses implementiert werden.

  • Optimieren der Prozesse über Change-Management-Ansätze (z. B. Six Sigma)
  • Schaffung von Verständnis für einen fortlaufenden Change-Prozess
  • Implementierung von Methoden zur Stabilisierung des fortlaufenden Change-Prozesses

 3. Projekt- und Prozesscoaching

Im Prozess- und Projektcoaching werden Coaching-Methoden und Beratung kombiniert. Gemeinsam wird Prozess-Kompetenz auf- und ausgebaut. Mithilfe von Workshops werden Schwachstellen erkannt und gemeinsam Strategien und Methoden zur Verbesserung entwickelt.

  • Abarbeitung der Aufträge beobachten und analysieren
  • In Workshops Schwachstellen erkennen und gemeinsam Strategien und Methoden zu deren Verbesserung entwickeln und umsetzen
  • Vorhandene Projektsteuerungsmethoden analysieren und optimieren
  • Vorhandene Managementmethoden analysieren und darstellen
  • Managementmethoden optimieren und einführen
  • Prozessgesteuerte Kontrollinstrumente entwickeln und einführen
  • Übergreifende Führungssysteme entwickeln und integrieren